Es liegt in der Natur unseres Angebotes mit docArchive.online, dass wir häufig auf Ärzte resp. deren Praxen treffen, welche beruflich mehrere Jahrzehnte aktiv waren. So sind 30 bis über 40 Jahre Praxistätigkeit eher die Regel als die Ausnahme. Dies reflektiert sich natürlich auch in der Patientendokumentation, die dann meistens an verschiedenen Orten liegt.
Dieses Muster wiederholt sich oft: Gestartet mit der Führung der KG auf Papier, irgendwann digital gegangen, dann gab es verschiedene Versionen des Praxis-Informations-Systems (PIS) oder die Praxis wechselte auf ein anderes Fabrikat.
Jedenfalls steht diese Beispielpraxis nun mit mehreren Datenquellen da, die jeweils unterschiedliche Datenstände enthalten. Und diese sehen wir oft noch erweitert um Harddisks, welche Daten etwa von selbstgestrickten Hilfslösungen enthalten oder aber auch um solche des Röntgensystems.
Bei docArchive.online geht es nun darum, die „richtigen“ Daten ins System zu bekommen. Denn einerseits soll der Datensatz mit den KGs komplett sein und sich nötigenfalls über alle Datenquellen erstrecken, andererseits darf er — aus Datenschutzgründen — nur das Notwendige enthalten.
Dies beginnt mit der sinnvollen Bestimmung der Aufbewahrungsfristen. Dabei sind rechtliche, aber auch medizinische und betriebliche Anforderungen zu berücksichtigen. Auf dieser Basis werden sowohl Papierakten als auch digitale Daten bewertet; erstere werden ggf. gescannt (s. dazu Artikel „Umgang mit Papierakten“). Ziel dieser Bewertung ist es, nur die aufbewahrungs-pflichtigen dem weiteren Verarbeitungsschritten zuzuführen.
Da jedes beteiligte System seine eigenen Patientennummern, etc. vergibt, müssen die Daten und Dokumente, welche zu einem Patienten gehören in ein konsistentes Dossier zusammengeführt werden. Hierbei findet die phase3 Toolsuite ARGOS Anwendung, welche die Bestände analysiert, auf Probleme in den Daten untersucht und sie schlussendlich in ein einziges Dossier integriert. Letzteres ist schlussendlich als vollständige Akte in docArchive.online verfügbar.
Sollten Sie mehrere Datenquellen zusammenführen wollen und einen konsistenten Blick auf die Krankengeschichten haben, so können Sie uns gerne kontaktieren.